„Dokumentation verbessern“ beschreibt noch kein überprüfbares Ergebnis.
Für eine nachvollziehbare Maßnahme braucht es die ursprüngliche Feststellung, das vereinbarte Ergebnis, eine verantwortliche Person, einen Termin und einen passenden Nachweis.
Ein konkreteres Ergebnis wäre beispielsweise: „Die Vertretung im Freigabeablauf ist festgelegt und im gültigen Prozess ergänzt.“
Danach bleibt zu prüfen, ob die Änderung tatsächlich umgesetzt wurde und das festgestellte Problem adressiert. Eine bearbeitete Datei allein beantwortet diese Frage nicht immer.
Der Prozessverantwortliche trägt die Maßnahme mit dem Status „offen“ in den Maßnahmenplan ein. Bis Freitag ergänzt er die Vertretung im Freigabeablauf und setzt den Status auf „in Prüfung“. Am Montag testet das Team, ob die Vertretung bei Abwesenheit des Prozessverantwortlichen einen Vorgang freigeben kann. Das Team hält Datum und Ergebnis im Testprotokoll fest. War der Test erfolgreich, verlinkt der Prozessverantwortliche das Protokoll im Maßnahmenplan bei der ursprünglichen Auditfeststellung und setzt den Status auf „abgeschlossen“.
Die ursprüngliche Feststellung, spätere Entscheidungen und der Abschlussnachweis sollten miteinander verbunden bleiben.
Beginnen Sie mit einer Feststellung aus Ihrem Auditbericht. Im Maßnahmenplan können Sie weitere Maßnahmen ergänzen und den Plan kopieren oder als PDF herunterladen.
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