Ein Kunde fragt nach einem Sicherheitsnachweis. Die passende Richtlinie ist vorhanden. Jetzt muss geklärt werden, ob sie noch zum heutigen Ablauf passt.
Für eine erste Bestandsaufnahme helfen fünf Fragen:
- Was beschreibt das Dokument?
- Wer ist verantwortlich?
- Wann wurde es zuletzt fachlich geprüft?
- Was hat sich seitdem verändert?
- Wo liegen der gültige Stand und die zugehörigen Nachweise?
Sinnvoll ist, mit dem konkreten Anlass zu beginnen. Betrifft die Kundenfrage beispielsweise die Datensicherung, werden zunächst die dazugehörigen Abläufe und Nachweise geprüft.
Das Ergebnis kann eine kurze Liste sein: Was passt noch, was muss angepasst werden und welche Informationen fehlen? Daraus lassen sich Zuständigkeiten und nächste Schritte ableiten.